CRM для малого бизнеса: готовая или встроенная в свой сайт

Малому бизнесу от CRM нужно три вещи: чтобы заявка не потерялась, было видно, кто с ней работает, и на каком она шаге. Всё остальное — воронки, скоринг, прогнозы, интеграции с десятком сервисов — начинает иметь смысл сильно позже и чаще всего не начинает вообще.

Дальше — как выбрать между готовой системой и своей, встроенной в сайт.

Что на самом деле нужно

Проверьте по этому списку, чего вам не хватает сегодня.

1. Единое место для заявок. Форма с сайта, телефон, мессенджеры, почта — всё сходится в один список. Пока источников много, а списка нет, что-то обязательно теряется.
2. Ответственный. Видно, кто взял заявку. Без этого либо ей занимаются двое, либо никто.
3. Шаг. Новая, связались, обсуждаем, ждём оплату, в работе, закрыта. Названия ваши, а не универсальные.
4. История. Что клиенту обещали, когда звонили, чем закончилось. Чтобы при разговоре не начинать с нуля.
5. Напоминание. «Перезвонить в четверг» должно жить в системе, а не в голове менеджера.

Пять пунктов. Если система закрывает их и не мешает работать — она вам подходит, как бы она ни называлась.

Признаки, что готовой CRM достаточно

Готовое решение — нормальный выбор, и его не нужно стесняться.

• Процесс у вас типовой: заявка → звонок → сделка → оплата.
• Заявок немного, и структура их одинаковая.
• Нет своего сайта с личным кабинетом, каталогом и заказами — или сайт простой.
• Нужно быстро: система должна работать на следующей неделе, а не через месяц.
• Вы готовы подстроить процесс под систему, а не наоборот.
• Сотрудников мало, и плата за пользователей не пугает.

В этой ситуации своя разработка — лишние расходы. Возьмите готовое, настройте поля под себя и работайте.

Признаки, что готовой не хватит

Обратные симптомы обычно звучат так.

• Ваш процесс не укладывается в «сделку». Запись на услугу с расписанием, заказ с составом и остатками, ремонт с этапами и фотографиями — всё это в стандартную модель влезает криво.
• Данные живут в двух местах. Заказы на сайте, клиенты в CRM, и кто-то вручную сводит их между собой. Это ровно та ручная работа, которую ищут при автоматизации.
• Клиенту нужен свой доступ. Личный кабинет с заказами и документами готовая CRM обычно не даёт — это отдельная часть сайта.
• Нужны свои права и роли. Курьер видит одно, менеджер другое, бухгалтер третье. Гибкость тут ограничена тем, что придумал вендор — и настраивается это в админке.
• Вы платите за то, чем не пользуетесь. Половина функций не нужна, а тариф считается за всё и за каждого сотрудника.
• Данные не у вас. Выгрузка есть, но она в чужом формате, и переезд болезненный.

Своя система внутри сайта: что это

Это не «CRM, написанная с нуля». Это админка вашего сайта, в которой заявки и клиенты — один из разделов.

Разница принципиальная: заявка, заказ, оплата, доставка и статус лежат в одной базе. Не надо синхронизировать сайт с внешней системой, потому что синхронизировать нечего — это одна система.

Так сделан магазин «Жук и Плут»: после ухода с маркетплейсов им понадобилось вести весь цикл самим, и панель собралась примерно на 20 вкладок — от аналитики до доставки. Клиенты и заказы там не отдельный сервис, а часть той же системы, что и витрина.

Плюсы: процесс ваш, поля ваши, статусы ваши, доступ у вас, ежемесячной платы за сотрудников нет, код после сдачи принадлежит владельцу.

Минусы честные: дороже на входе, дольше на старте, и развивать её будете вы — сама она новых функций не отрастит.

Плохо / Хорошо

Плохо: купить систему с воронками и прогнозами, когда проблема в том, что заявки из директа никто не переносит.

Хорошо: сначала свести все источники в один список, потом смотреть, чего не хватает.

Плохо: держать заказы на сайте, клиентов в CRM, а склад в таблице и сводить всё руками по вечерам.

Хорошо: одна база, в которой заказ, клиент и остаток — записи, связанные между собой.

Плохо: менять процесс компании ради удобства системы.

Хорошо: менять процесс, если он и правда кривой, и не менять, если он рабочий.

Как выбрать за один вечер

Практический порядок действий.

1. Выпишите свой процесс от заявки до денег — в одну колонку, по шагам.
2. Отметьте шаги, где сегодня что-то теряется или делается руками.
3. Проверьте, укладывается ли ваш процесс в модель «сделка со стадиями». Если да — смотрите готовые решения.
4. Если у вас есть заказы, остатки, расписание или кабинет клиента — считайте вариант со своей системой.
5. Посчитайте готовое решение на два года вперёд, с учётом числа сотрудников. Сравните с разовой разработкой.

Ориентиры по нашим срокам и ценам: сайт с админкой — от 100 000 ₽ и 7–14 дней, платформа — от 150 000 ₽ и от 14 дней. Подробнее про то, из чего складывается сумма, — в разборе сколько стоит сайт.

Что подключить к системе после запуска

Когда заявки перестают теряться, следующий шаг обычно один из двух.

Уведомления и подтверждения — через телеграм-бота: новый заказ, оплата, кнопка «принять» с телефона.

Или снятие нагрузки на входе — чат на сайте, который отвечает на повторяющиеся вопросы вашими данными и передаёт остальное человеку.

Коротко

• Малому бизнесу от CRM нужно: не потерять заявку, видеть ответственного и шаг.
• Типовой процесс и мало заявок — берите готовое, это нормально.
• Заказы, остатки, расписание, кабинет клиента — считайте свою систему внутри сайта.
• Главный плюс своей системы: всё в одной базе, ничего не надо синхронизировать.
• Главный минус: дороже и дольше на старте.

Обсудить проект

Опишите свой путь от заявки до оплаты — мы честно скажем, хватит ли вам готового решения или дешевле сразу сделать учёт частью сайта. Телеграм: @artem_sergeevic.