Работа с ИП: закрывающие документы для бухгалтерии

При работе с индивидуальным предпринимателем комплект закрывающих документов состоит из договора, счёта на оплату и акта выполненных работ. Этого достаточно для принятия расхода к учёту. Ниже приведён порядок оформления и перечень формулировок, наличие которых следует проверить до подписания.

1. Документы, оформляемые до начала работ

1.1. Договор на выполнение работ по разработке. Заключается в письменной форме, подписывается обеими сторонами.

1.2. Приложение к договору с описанием состава работ. Может именоваться техническим заданием, спецификацией или описанием объёма.

1.3. Счёт на оплату первого этапа. Является основанием для платежа, но не заменяет договор.

1.4. Карточка реквизитов исполнителя: наименование, ИНН, ОГРНИП, банковские реквизиты, адрес.

2. Обязательные положения договора

2.1. Предмет: конкретный результат работ, а не общее указание на разработку.

2.2. Стоимость и порядок оплаты с указанием этапов, если оплата поэтапная.

2.3. Сроки выполнения по каждому этапу.

2.4. Порядок сдачи и приёмки, включая срок проверки заказчиком и порядок направления замечаний.

2.5. Условие о переходе исключительных прав на результат работ заказчику. Момент перехода привязывается к подписанию акта.

2.6. Гарантийный срок на устранение недостатков, допущенных исполнителем. В нашем случае — три месяца с даты подписания акта.

2.7. Порядок оформления домена и услуг хостинга. Регистрация производится на заказчика, оплата вносится им напрямую поставщику услуг.

2.8. Порядок обмена документами и юридически значимыми сообщениями.

3. Документы, оформляемые в ходе работ

3.1. Счёт на оплату каждого последующего этапа.

3.2. Акт на завершённый этап, если договором предусмотрена поэтапная приёмка.

3.3. Дополнительное соглашение при изменении состава работ, сроков или стоимости. Изменения, согласованные только перепиской, к учёту не принимаются.

4. Документы, оформляемые при завершении

4.1. Акт выполненных работ, содержащий наименование работ в соответствии с договором, период выполнения, стоимость и указание на переход исключительных прав.

4.2. Акт передачи доступов: административная панель, сервер, репозиторий с кодом, учётные записи подключённых сервисов.

4.3. Итоговый счёт, если по договору оставалась неоплаченная часть.

5. Порядок подписания акта

5.1. Исполнитель направляет акт после завершения работ по этапу.

5.2. Заказчик подписывает акт либо направляет мотивированные замечания в срок, установленный договором.

5.3. При отсутствии подписанного акта и замечаний в установленный срок работы считаются принятыми, если такое условие включено в договор.

5.4. Мотивированными признаются замечания, содержащие ссылку на несоответствие согласованному описанию. Требования, отсутствующие в описании, основанием для отказа от подписания не являются и оформляются как доработка.

6. Что проверить бухгалтерии

6.1. Совпадение наименования работ в счёте, акте и договоре. Расхождение формулировок — наиболее частая причина возврата документов.

6.2. Наличие реквизитов обеих сторон и подписей.

6.3. Соответствие суммы в акте сумме фактического платежа по этапу.

6.4. Наличие в акте периода выполнения работ.

6.5. Указание в назначении платежа номера и даты счёта либо договора.

7. Особенности расчётов

7.1. Оплата производится по счёту, безналичным переводом на расчётный счёт исполнителя.

7.2. Оплата на счёт физического лица при наличии договора с индивидуальным предпринимателем не производится.

7.3. Расходы на домен, хостинг, комиссии платёжных сервисов и подписки третьих лиц оплачиваются заказчиком напрямую поставщикам и в комплект документов исполнителя не входят.

7.4. Стоимость работ и сроки по типам проектов приведены в разделе цены.

8. Когда упрощённый комплект допустим

8.1. При заказе от физического лица без потребности в учёте расходов договор всё равно рекомендуется, поскольку он определяет объём работ, сроки и переход прав.

8.2. При стоимости работ, соответствующей нижней границе вилки, и коротком сроке допустим договор с одним приложением и одним актом при завершении.

8.3. Отсутствие письменного договора не рекомендуется в любом случае, независимо от суммы.

9. Документы при абонентском сопровождении

9.1. Сопровождение оформляется отдельным договором либо приложением к основному договору с указанием периодичности оказания услуг.

9.2. Закрывающим документом за расчётный период является акт оказанных услуг. Периодичность его оформления соответствует периодичности оплаты.

9.3. К акту прилагается отчёт о выполненных работах, если такое условие включено в договор.

9.4. Работы по доработкам, выполняемые сверх включённого объёма, оформляются отдельным счётом и отдельным актом либо отдельными позициями в акте за период.

10. Хранение и обмен документами

10.1. Стороны определяют в договоре способ обмена документами: на бумажном носителе, посредством электронного документооборота либо путём направления подписанных копий с последующим предоставлением оригиналов.

10.2. При обмене копиями стороны указывают в договоре, что копии, направленные согласованным способом, имеют силу до получения оригиналов.

10.3. Комплект документов по проекту хранится заказчиком совместно с доступами и учётными данными, полученными по акту передачи.

11. Наиболее частые причины возврата документов бухгалтерией

11.1. Наименование работ в акте не совпадает с наименованием в договоре или в счёте.

11.2. В акте отсутствует период выполнения работ.

11.3. Сумма в акте не соответствует сумме поступившего платежа по данному этапу.

11.4. В назначении платежа отсутствует ссылка на счёт или договор.

11.5. Изменение стоимости произведено без дополнительного соглашения.

11.6. Акт подписан лицом, полномочия которого не подтверждены.

12. Рекомендации по срокам

12.1. Договор подписывается до начала работ, а не одновременно со сдачей.

12.2. Акт направляется в срок, позволяющий заказчику отразить расход в текущем отчётном периоде.

12.3. Комплект документов по завершённому проекту рекомендуется проверить на полноту до окончания гарантийного срока.

13. Документы при досрочном прекращении работ

13.1. При прекращении работ до завершения проекта оформляется акт на фактически выполненный и принятый объём.

13.2. В акте указывается перечень принятых этапов и передача исключительных прав в отношении именно этого объёма.

13.3. Одновременно оформляется акт передачи доступов в части, относящейся к выполненному объёму.

13.4. Неотработанная часть предоплаты возвращается либо засчитывается по соглашению сторон, что фиксируется письменно.

Коротко

Комплект состоит из договора с описанием работ, счетов по этапам и актов; счёт-фактура при работе с ИП на специальном режиме, как правило, не выставляется. Ключевые формулировки, которые проверяются до подписания, — порядок приёмки, гарантийный срок и переход исключительных прав по акту. Домен и хостинг оформляются на заказчика и оплачиваются им напрямую, поэтому в закрывающих документах исполнителя не отражаются.